Сучасні моделі і методи проєктування і реалізації систем електронного документообігу

Анотація

Документообіг являє собою сукупність процесів, пов'язаних зі збиранням, опрацюванням, передаванням та зберіганням документів в організаціях. Це важливий компонент діяльності будь-якого підприємства чи установи, незалежно від їх розміру чи сфери діяльності. Більш сучасною й ефективною його формою є електронний документообіг, що базується на використанні спеціалізованих систем для обміну документами. Електронний документообіг – це не просто перехід з паперових документів до електронних. Це ступінь впровадження технологічних інновацій у кожну сферу сучасного життя. Електронний документообіг перетворився на одну з найсуттєвіших компонентів сучасної корпоративної культури та управління інформацією. Незалежно від сфери застосування, системи електронного документообігу мають прямий вплив на повсякденну діяльність кожного суб’єкта документообігу. Аналіз останніх наукових публікацій і використання пропрієтарних систем електронного документообігу мають важливе значення в сучасному світі. Нові наукові дослідження демонструють інноваційні підходи і технології для оптимізації та покращення процесів опрацювання документів, наприклад, використання штучного інтелекту, блокчейн-технологій та розроблення нових методів електронного підпису тощо. В рамках пропонованої роботи проведено огляд наявних моделей та методів проєктування, а також реалізацій систем електронного документообігу. Аналізуючи останні дослідження та публікації в галузі електронного документообігу, можна зробити висновок, що цей напрям є досить актуальним, адже проблема вчасного отримання документів є нагальною. Основні напрями наукових досліджень стосуються як покращення ефективності та безпеки електронного документообігу в цілому, так і вирішення проблем його використання в конкретних сферах бізнесу. Аналізуючи пропрієтарні системи електронного документообігу, такі як Microsoft SharePoint АСКОД та Alfresco, було відзначено, що їх розробники віддають перевагу універсальним підходам до створення таких систем. Однак, з метою врахування індивідуальних особливостей різних установ, додатково включено конструктори для створення власних форм звітності. Слід відзначити, що згадані системи спрямовані на застосування в конкретних галузях або індустріальних секторах, таких як управління (наприклад АСКОД).