Обґрунтування застосування онтологічного підходу до системи електронного документообігу ЗВО

Анотація

Сучасний освітній процес – це складна система, яка складається з великої кількості різних підсистем, що потребують узгодженого узагальненого формального опису з урахуванням рівня бізнес-функцій, виду діяльності та контексту. Система електронного документообігу (СЕД) є складовою частиною процесу управління і прийняття необхідних організаційних та управлінських рішень, від яких залежить оперативність і якість роботи ЗВО, а також є важливою частиною освітнього процесу, особливо в умовах дистанційного навчання. Розроблення та впровадження автоматизованої системи електронного документообігу, що інтегрує бізнес-процеси ЗВО в єдину систему і сприяє підвищенню ефективності роботи, є актуальною та перспективною задачею, яка висувається потребами сьогодення. Значною мірою зв’язки реалізуються шляхом обміну інформацією у вигляді документів різного типу та призначення. Охоплюючи всю сукупність бізнес-процесів, проведено аналіз функцій, що покладаються на сучасні СЕД ЗВО на основі моделі «чорна скринька» бізнес-процесу навчання, та документообігу ЗВО з урахуванням зовнішніх зв’язків, що дає можливість визначити основні класи елементів системи СЕД ЗВО. З урахуванням організаційної структури навчального процесу визначено основні класифікаційні ознаки документу як основної інформаційної одиниці СЕД. Проведений аналіз системи з позиції потенційних користувачів звертає увагу на той факт, що потенційні користувачі єдиної СЕД ЗВО мають різну спеціалізацію і користуються різною термінологією та понятійним апаратом. Аналіз наявних систем СЕД, які на сьогодні використовуються українськими ЗВО, засвідчує, що вони не задовольняють всі необхідні потреби і не представляють єдину інтегровану систему, а методи, покладені в їх основу, не вирішують наявні проблеми в силу складності системи СЕД ЗВО. Для розв’язання наявних проблем і задач для розроблення концептуальної моделі СЕД ЗВО в роботі розглянуто доцільність взяти за основу методику, у фундаменті якої закладено побудову онтології предметної області (ОПр). Онтологічний підхід дає змогу систематизувати знання про предметну область, створюючи базу для розроблення різноманітних інформаційних систем та інтелектуальних додатків. Відмінними рисами онтологічних моделей є: використання універсальних інструментів опису знань; орієнтація на структурування знань. Вони можуть бути застосовані для планування майбутніх станів описаної предметної області на основі теорії можливостей та створювати моделі, які є більш абстрактними та загальними із збереженням необхідної повноти та точності на всіх етапах розроблення програмного забезпечення.